دستگاه حضور و غیاب چیست؟

یکی از مدیران منابع انسانی تعریف می‌کرد که در شرکت قبلی‌اش، تا قبل از خرید یک دستگاه حضور و غیاب حرفه‌ای، هر ماه ساعت‌ها وقت صرف بررسی برگه‌های دستی تردد و رسیدگی به اعتراض‌ها می‌شد. بعد از خرید یک برند معتبر، نه‌تنها این مشکلات از بین رفت، بلکه گزارش‌های دقیق به تصمیم‌گیری بهتر در پاداش‌ها هم کمک کرد.

در بسیاری از سازمان‌ها، کنترل دقیق ورود و خروج کارکنان به یک چالش مهم مدیریتی تبدیل شده است. ثبت دستی ساعات حضور، علاوه بر صرف زمان زیاد، همواره با خطا، بی‌نظمی و نارضایتی همراه بوده و می‌تواند منجر به محاسبه نادرست حقوق و کارکرد پرسنل شود. در چنین شرایطی، استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند، به‌عنوان راهکاری مدرن و مؤثر، نه‌تنها دقت ثبت تردد را افزایش می‌دهد، بلکه فرآیند مدیریت منابع انسانی را ساده‌تر، سریع‌تر و شفاف‌تر می‌سازد.

در این مقاله، قصد داریم به‌طور کامل بررسی کنیم که دستگاه حضور و غیاب چیست، چه کاربردهایی دارد، چه مزایایی برای سازمان‌ها به همراه می‌آورد و چگونه می‌توان مناسب‌ترین گزینه را متناسب با نیازهای کسب‌وکار انتخاب کرد. اگر به دنبال افزایش نظم سازمانی، بهبود بهره‌وری و کاهش خطای انسانی هستید، مطالعه این راهنما به شما کمک خواهد کرد تصمیم آگاهانه‌تری بگیرید.

نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز

تاریخچه پیدایش دستگاه‌های حضور و غیاب

با گسترش سازمان‌ها و شکل‌گیری ساختارهای منظم کاری در قرن نوزدهم، نیاز به سیستمی برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان بیش از پیش احساس شد. در سال ۱۸۸۸ میلادی، اولین دستگاه حضور و غیاب توسط یک جواهرفروش اهل نیویورک اختراع شد. این دستگاه مکانیکی با استفاده از چرخ‌دنده و سیستم ساعت، زمان تردد کارکنان را بر اساس کد پرسنلی بر روی نوار کاغذی ثبت می‌کرد.

با شروع انقلاب صنعتی و رشد سریع صنایع در اروپا و آمریکا، کار در کارخانه‌ها و شرکت‌های بزرگ به بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی مردم تبدیل شد. در این شرایط، استفاده از روش‌های سنتی و دستی برای ثبت حضور کارکنان، علاوه بر اتلاف وقت، دقت لازم را نیز نداشت.

پیشرفت تکنولوژی در دهه‌های بعد، موجب تحول در سیستم‌های حضور و غیاب شد. از ساعت‌های پانچ گرفته تا دستگاه‌های مغناطیسی و در نهایت ورود فناوری‌های بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره، همه و همه نشان‌دهنده روند رو‌به‌رشد این صنعت در پاسخ به نیازهای مدیریت منابع انسانی بوده‌اند.

بیشتر بخوانید: نقش سیستم‌های حضور و غیاب در کاهش خطای منابع انسانی

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

بهترین دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

اجزای دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب از برد الکترونیکی، رم، پردازنده، حافظه ذخیره‌سازی، صفحه نمایش، پورت‌های ارتباطی، کیس و ابزار شناسایی تشکیل شده است. خود ابزار شناسایی شامل کارتخوان، سنسور، اثر انگشت و تشخیص چهره می‌باشد. دستگاه‌های جدید حضور و غیاب علاوه بر این که تردد کارکنان را ثبت می‌کند، قابلیت استفاده شدن در بخش کنترل دسترسی را هم دارند. در واقع سیستم‌های جدید با اتصال خروجی رله به گیت‌های کنترل تردد، راهبندها و … می‌توانند تردد و دسترسی افراد را کنترل کنند.

دستگاه حضور و غیاب چگونه عمل می‌کند؟

دستگاه حضور و غیاب شامل یک سیستم ورودی است که امکان ثبت اطلاعات را برای پرسنل فراهم می‌کند. این ورودی می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد؛ از وارد کردن رمز عبور گرفته تا فناوری‌های پیشرفته‌تری مانند تشخیص چهره یا اثر انگشت. در مرحله راه‌اندازی، اطلاعات بیومتریک یا داده‌های هویتی پرسنل مانند اثر انگشت یا تصویر چهره، به سیستم وارد و به صورت رمزنگاری شده ذخیره می‌شود. هنگام ثبت ورود یا خروج، دستگاه اطلاعات دریافتی را با داده‌های ذخیره شده مقایسه و صحت هویت فرد را تایید می‌کند.

این فرآیند تایید هویت دقیق و سریع، در تمامی انواع دستگاه‌های حضور و غیاب مشترک است. در ادامه، به معرفی و بررسی انواع مختلف این دستگاه‌ها خواهیم پرداخت.

ضرورت وجود نرم افزار حضور و غیاب

در واقع نرم‌افزار، مغز متفکر سامانه حضور و غیاب است و بدون آن، جمع‌بندی اطلاعات ماهیانه و محاسبه‌ حقوق کارمندان امکان‌پذیر نیست. حتی گران‌ترین و بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب هم بدون وجود نرم‌افزار کارایی چندانی ندارند.

به کمک نرم‌افزار است که مسئول مربوطه می‌تواند با استفاده ازIP، اطلاعات دستگاه را استخراج و گزارش تهیه نماید.

متأسفانه بعضی افراد در هنگام خرید هر چیزی، هزینه و قیمت را اولویت قرار می‌دهند. غافل از اینکه تناسب قیمت با کارایی دستگاه و تناسب آن با نیاز کاربر، مسأله‌ای ست که باید مورد توجه قرار گیرد. علاوه بر این خریدار باید دقت کند که دستگاه مورد نظر و نرم افزار مربوطه مناسب شرایط مجموعه‌ کاری او باشد. انتخاب دستگاه نامناسب می‌تواند هزینه‌ مجددی بابت خرید دوباره دستگاه به خریدار تحمیل کند.

همچنین کاربر باید توجه کند که نرم‌افزار حضور و غیاب مورد نظر مناسب شرایط کاری مجموعه‌اش باشد. یعنی اگر پرسنل و کارمندان شرکت شیفت چرخشی دارند، نرم‌افزار مورد نظر نیز باید قابلیت پشتیبانی از این شرایط را داشته باشد. مورد بعدی اینکه بعضی از نرم‌افزارها به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که بعد از مدت معین (مثلاً سال بعد) قفل می‌شوند. این کار به‌ منظور پرداخت مجدد هزینه توسط خریدار انجام می‌گیرد. بنابراین خریدار باید در موقع خرید، در این مورد نیز از شرکت فروشنده اطلاعات لازم را کسب کند.

۴ ویژگی مهم در انتخاب سیستم حضور و غیاب

مزایای دستگاه حضور و غیاب چیست؟

مزایا و معایب انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

چرا از تکنوکلاینت خرید کنیم؟

دنیای پردازش با دستگاه‌های حضور و غیاب متنوع و باکیفیت، این امکان را به شما می‌دهد که بهترین دستگاه حضور و غیاب را متناسب با نیاز شرکت‌تان انتخاب کنید. تکنوکلاینت به عنوان نماینده رسمی این برند، علاوه بر ارائه محصولات اصلی و معتبر، خدمات پس از فروش و گارانتی قابل اعتماد را نیز فراهم کرده است. پشتیبانی سریع و مشاوره تخصصی تیم فنی، خیال شما را از بابت خرید و استفاده راحت می‌کند.

با خرید از تکنوکلاینت، دیگر نگرانی بابت کیفیت و خدمات نخواهید داشت و می‌توانید به‌راحتی سیستم حضور و غیاب سازمان خود را مدیریت کنید. اگر سوالی داشتید، حتماً در کامنت‌ها بپرسید تا راهنمایی کامل دریافت کنید.

دستگاه های حضور غیاب در ایران

پرسش: آیا دستگاه حضور و غیاب، به جز ثبت تردد و انجام حضور و غیاب پرسنل کاربرد دیگری دارد؟

پاسخ: بله. دو کاربرد مهم دیگر دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:‌ استفاده در اتوماسیون تغذیه (رستوران) ادارات و شرکت‌ها، کنترل تردد و امنیت دسترسی به مراکز و مکان‌های مهم

پرسش: آیا امکان معرفی اثر انگشت و ثبت تردد نامحدود بر روی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد؟

پاسخ: خیر. ظرفیت تعریف اثر انگشت و همچنین ثبت تردد بر روی دستگاه‌های حضور و غیاب محدود بوده و به نوع سنسور اثر انگشت و حافظه دستگاه بستگی دارد.

پرسش: آیا با نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توان محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را نیز انجام داد؟

پاسخ: خیر. نرم‌افزار حضور و غیاب، وضعیت تردد پرسنل و محاسبات مربوطه به حضور و غیاب را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای محاسبه میزان حقوق و دستمزد پرسنل از نرم‌افزار مخصوص حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.