دستگاه حضور و غیاب چیست؟

این روزها اغلب سازمان‌های دولتی و خصوصی جهت کنترل تردد کارکنان خود از دستگاه حضور و غیاب بهره می‌گیرند. در واقع قابل تصور نیست که سازمان‌های بزرگ یا حتی کوچک به صورت دستی و سنتی تردد پرسنل خود را کنترل کنند. این سیستم‌ها کاملا جایگزین روش‌های قدیمی شده‌اند. اصلا دستگاه حضور و غیاب چیست؟

در این مقاله می‌خواهیم به طور کامل سیستم حضور و غیاب را بررسی کرده و به مشخصات آن بپردازیم. همچنین نکات ارزنده‌ای به شما خواهیم گفت تا در انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب کمکتان کند. همراه ما باشید.

تاریخچه پیدایش دستگاه‌های حضور و غیاب

در گذر زمان، ایجاد نظم در شرکت‌ها برای ورود و خروج کارکنان و محاسبه حقوق آنها تبدیل به یک نیاز اساسی شد. در سال 1888 میلادی اولین دستگاه حضور و غیاب (Attendance Device) توسط یک جواهرفروش نیویورکی اختراع شد. این دستگاه متشکل از چرخ دنده‌هایی بود که با ساعت کنترل می‌شدند. زمان دقیق حضور افراد با توجه به کد پرسنلی بر روی یک نوار کاغذی ثبت می‌گردید.

با آغاز انقلاب صنعتی در آمریکا و اروپا، تغییرات ژرفی در تفکر مردم و سبک زندگیشان ایجاد شد. در اواخر قرن هجدهم، اکثر مردم در شرکتها و کارخانه‌های بزرگ شاغل بودند؛ بنابراین نیاز به سیستمی برای نظارت بهتر بر رفت و آمد کارمندان احساس می‌شد.

ثبت تردد پرسنل اوایل به صورت دستی انجام می‌شد که متأسفانه خطاهای زیادی داشت. از جمله مشکلات این روش، عدم توجه دقیق بر روی کار کردن پرسنل بود. در این شرایط مدیران تصمیم گرفتند با روش‌های جدیدتر جهت ثبت دقیق تردد، به بهره‌وری و اثربخشی خود اضافه کنند.

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب دارای انواع مختلفی هستند که بسته به نوع شرکت و تعداد کارمندان می‌توانید انتخاب کنید. در ادامه به انواع دستگاه‌های حضور و غیاب را می‌بینیم.

• دستگاه حضور و غیاب رمزی
• دستگاه حضور و غیاب پانچی
• دستگاه حضور و غیاب کارتی
• دستگاه حضور و غیاب ترکیبی
• دستگاه حضور و غیاب چشمی
• دستگاه حضور و غیاب بایومتریک
• دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
• دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
• دستگاه حضور و غیاب اسکن کف دست
• دستگاه حضور و غیاب اسکن مغز و قلب

اجزای دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب از برد الکترونیکی، رم، پردازنده، حافظه ذخیره‌سازی، صفحه نمایش، پورت‌های ارتباطی، کیس و ابزار شناسایی تشکیل شده است. خود ابزار شناسایی شامل کارتخوان، سنسور، اثر انگشت و تشخیص چهره می‌باشد. دستگاه‌های جدید حضور و غیاب علاوه بر این که تردد کارکنان را ثبت می‌کند، قابلیت استفاده شدن در بخش کنترل دسترسی را هم دارند. در واقع سیستم‌های جدید با اتصال خروجی رله به گیت‌های کنترل تردد، راهبندها و … می‌توانند تردد و دسترسی افراد را کنترل کنند.

دستگاه حضور و غیاب چگونه عمل می‌کند؟

این دستگاه متشکل از یک سیستم ورودی است و امکان ورود اطلاعات را به افراد می‌دهد. این ورودی دارای انواع مختلفی است؛ می‌تواند ورود رمز باشد یا حتی ممکن است یک دستگاه تشخیص چهره بوده و یا سیستم اثر انگشت باشد.

هنگام راه‌اندازی سیستم حضور و غیاب، اطلاعات پرسنل مثل اسکن چهره و اثر انگشت به سیستم داده می‌شود. سیستم هم این اطلاعات را آنالیز کرده و اطلاعات تصویری که دریافت شده است رمزنگاری و این اطلاعات پرسنل ذخیره می‌شود.

به هنگام نزدیک شدن فرد برای ثبت ورود و خروج، دستگاه اطلاعات را دریافت می‌کند. سپس با محتویات ذخیره شده مقایسه می‌کند و فرآیند تایید هویت انجام می‌شود. این نوع مکانیزم در انواع دستگاه‌های حضور و غیاب وجود دارد. در ادامه به بررسی انواع مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب می‌پردازیم.

ضرورت وجود نرم افزار حضور و غیاب

در واقع نرم‌افزار، مغز متفکر سامانه حضور و غیاب است و بدون آن، جمع‌بندی اطلاعات ماهیانه و محاسبه‌ حقوق کارمندان امکان‌پذیر نیست. حتی گران‌ترین و بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب هم بدون وجود نرم‌افزار کارایی چندانی ندارند.

به کمک نرم‌افزار است که مسئول مربوطه می‌تواند با استفاده ازIP، اطلاعات دستگاه را استخراج و گزارش تهیه نماید.

متأسفانه بعضی افراد در هنگام خرید هر چیزی، هزینه و قیمت را اولویت قرار می‌دهند. غافل از اینکه تناسب قیمت با کارایی دستگاه و تناسب آن با نیاز کاربر، مسأله‌ای ست که باید مورد توجه قرار گیرد. علاوه بر این خریدار باید دقت کند که دستگاه مورد نظر و نرم افزار مربوطه مناسب شرایط مجموعه‌ کاری او باشد. انتخاب دستگاه نامناسب می‌تواند هزینه‌ مجددی بابت خرید دوباره دستگاه به خریدار تحمیل کند.

همچنین کاربر باید توجه کند که نرم‌افزار حضور و غیاب مورد نظر مناسب شرایط کاری مجموعه‌اش باشد. یعنی اگر پرسنل و کارمندان شرکت شیفت چرخشی دارند، نرم‌افزار مورد نظر نیز باید قابلیت پشتیبانی از این شرایط را داشته باشد. مورد بعدی اینکه بعضی از نرم‌افزارها به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که بعد از مدت معین (مثلاً سال بعد) قفل می‌شوند. این کار به‌ منظور پرداخت مجدد هزینه توسط خریدار انجام می‌گیرد. بنابراین خریدار باید در موقع خرید، در این مورد نیز از شرکت فروشنده اطلاعات لازم را کسب کند.

• دستگاه حضور و غیاب کارتی

یکی از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب سیستم کارتی است. در این نوع سیستم، ثبت تردد به وسیله کارت انجام می‌شود. می‌توان با کارت‌های مغناطیسی مثل RFID و مایفر ثبت تردد را انجام داد. در این مدل کدی که در کارت وجود دارد، با استفاده از میدان مغناطیسی خوانده می‌شود .

• دستگاه حضور و غیاب انگشتی

یکی دیگر از شیوه‌های ثبت تردد، اثر انگشت می‌باشد. این روش بسیار مطمئن است چرا که هر فرد اثر انگشت مختص خود را دارد. ثبت اثر انگشت در این نوع سیستم‌ها، پروسه‌ای طولانی دارد.

• دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

یکی از روش‌های ثبت و کنترل تردد، تشخیص چهره است. این شیوه به این صورت است که در ابتدا، اجزای صورت را ذخیره کرده و برای هر شخص ثبت می‌کند. سپس در صورت قرار گرفتن شخص در جلوی دوربین وی را تشخیص می‌دهد. البته امروزه برای اطمینان بیشتر از نور مادون قرمز استفاده می‌شود. این نور به صورت فرد تابانده شده و یک چهره سه‌بعدی را ذخیره می‌کند. این روش امنیت بالاتری دارد.

• دستگاه حضور و غیاب رمزی

روش ثبت رمز ورود برای هر شخص از دیگر شیوه‌های ثبت تردد است. ابتدا به هر شخص کد پرسنلی داده می‌شود و فرد با آن، اقدام به ثبت حضور و غیاب می‌کند. می‌توان به طور مستقیم از این نوع سیستم گزارش‌گیری کرد.

مزایای دستگاه حضور و غیاب چیست؟

دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای فراوانی دارند. در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:

• مدیریت بهتر ورود و خروج
• کنترل آسان تردد کارمندان
• صرفه‌جویی در وقت و هزینه
• جلوگیری از خطاهای انسانی
• اجرای صحیح تمامی قوانین مرتبط با کار
• مدیریت آسان شیفت‌ها (ثابت یا چرخشی)
• دسترسی همیشگی به آرشیو کامل اطلاعات
• مدیریت اضافه کاری‌ها، مرخصی‌ها و ماموریت‌های سازمانی
• ایجاد گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه، سالیانه، مرخصی و … در کمترین زمان

سؤالات متداول در مورد دستگاه‌های حضور و غیاب

پرسش: آیا می‌توان حضور و غیاب پرسنل را تنها با یک دستگاه حضور و غیاب محاسبه کرد؟

پاسخ: ‌خیر. کار دستگاه حضور و غیاب، جمع آوری اطلاعات تردد (ورود و خروج) پرسنل بوده و برای محاسبه، ویرایش و گزارش‌گیری از تردد پرسنل نیاز به نرم‌افزار حضور و غیاب می‌باشد.

پرسش: آیا دستگاه حضور و غیاب، به جز ثبت تردد و انجام حضور و غیاب پرسنل کاربرد دیگری دارد؟

پاسخ: بله. دو کاربرد مهم دیگر دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:‌ استفاده در اتوماسیون تغذیه (رستوران) ادارات و شرکت‌ها، کنترل تردد و امنیت دسترسی به مراکز و مکان‌های مهم

پرسش: آیا امکان معرفی اثر انگشت و ثبت تردد نامحدود بر روی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد؟

پاسخ: خیر. ظرفیت تعریف اثر انگشت و همچنین ثبت تردد بر روی دستگاه‌های حضور و غیاب محدود بوده و به نوع سنسور اثر انگشت و حافظه دستگاه بستگی دارد.

پرسش: آیا با نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توان محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را نیز انجام داد؟

پاسخ: خیر. نرم‌افزار حضور و غیاب، وضعیت تردد پرسنل و محاسبات مربوطه به حضور و غیاب را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای محاسبه میزان حقوق و دستمزد پرسنل از نرم‌افزار مخصوص حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.

چرا از تکنوکلاینت خرید کنیم؟

دستگاه‌های‌ حضور و غیاب متفاوتی در بازار موجود است که می‌تواند انتخاب را کمی سخت کند. البته که برای همه شرکت‌ها نمی‌توان یک نوع دستگاه را به عنوان بهترین دستگاه حضور و غیاب معرفی کرد. این تصمیم‌گیری به عواملی بستگی دارد که در این مقاله به آنها اشاره شده است.

تکنوکلاینت نماینده رسمی دنیای پردازش است که آماده ارائه خدمات در سراسر ایران می‌باشد. فروشگاه ما در مرحله نخست معتبر بوده و خدمات پس از فروش و همچنین گارانتی محصولات خود را داریم. در آخر توصیه می‌کنیم در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب از فروشگاه معتبر تکنوکلاینت حتماً به ظرفیت چهره و تعداد اثر انگشت قابل تعریف، نوع دستگاه، ظرفیت ثبت و … دقت کنید.

تکنوکلاینت با بهره‌گیری از تیم فنی پشتیبانی خبره و به عنوان یک فروشگاه معتبر می‌تواند انواع این دستگاه‌ها را از برند دنیای پردازش در اختیار شما قرار دهد. پشتیبانی از گارانتی محصولات، پاسخگویی آنی و مشاوره تخصصی در خصوص خرید انواع تجهیزات تحت وب به مشتریان به صورت آنلاین، از دیگر دلایلی است که می‌تواند شما را به خرید از تکنوکلاینت ترغیب نماید. برای خرید دستگاه‌های حضور و غیاب کلیک کنید. همچنین اگر سوالی دارید حتماً در کامنت‌ها مطرح کنید.