انواع دستگاه حضور و غیاب

تنوع دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار به‌قدری زیاد است که انتخاب مدل مناسب گاهی به تصمیمی سخت تبدیل می‌شود. اینکه کدام دستگاه یا نرم‌افزار برای مجموعه ما بهتر است و باید از مدل‌های کارتی و رمزی استفاده کنیم یا سراغ تشخیص چهره و اثر انگشت برویم، پرسشی است که بسیاری از مدیران با آن روبه‌رو هستند.

هر نوع دستگاه حضور و غیاب امکانات و ویژگی‌های خاص خود را دارد. نکته مهم اینجاست که هر سازمان نیاز متفاوتی دارد؛ سیستمی که برای یک شرکت کوچک مناسب است، ممکن است در سازمانی بزرگ کارایی لازم را نداشته باشد.

در این مطلب به بررسی انواع دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم تا بتوانید با شناخت بهتر گزینه‌ها، مناسب‌ترین مدل را بر اساس نیاز واقعی مجموعه خود انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: دستگاه حضور و غیاب ارزان

انواع دستگاه حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب از نظر شیوه شناسایی افراد و امکاناتی که ارائه می‌کنند، به چند نوع مختلف تقسیم می‌شوند. در ادامه با رایج‌ترین مدل‌ها و ویژگی‌های هرکدام آشنا می‌شویم.

دستگاه حضور وغیاب پانچی:

دستگاه حضور و غیاب پانچی، اولین نسل سیستم‌های ثبت تردد کارکنان بود. در این دستگاه‌ها، کارکنان با قرار دادن کارت خود در شیار مخصوص، ساعت و تاریخ ورود یا خروجشان روی کارت ثبت می‌شد. هر کارت تا پایان ماه اطلاعات را در خود نگه می‌داشت و بعد از پایان ماه، جمع‌آوری می‌شد تا ساعات کاری، مرخصی‌ها و تأخیرها محاسبه شود.

این روش هرچند ساده بود، اما پروسه جمع‌آوری و محاسبه اطلاعات بسیار زمان‌بر و طاقت‌فرسا بود و احتمال خطای انسانی یا گم‌شدن کارت‌ها همیشه وجود داشت. با این حال، دستگاه پانچی در زمان خود یک تحول بزرگ در مدیریت حضور و غیاب محسوب می‌شد، زیرا فرآیند ثبت تردد از حالت کاملاً دستی خارج شد.

دستگاه حضور وغیاب کارتی:

بعد از دستگاه‌های پانچی و با ورود کامپیوترها، دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی به سرعت جایگزین شدند و در سازمان‌ها محبوبیت زیادی پیدا کردند. دلیل اصلی این استقبال، صرفه‌جویی چشمگیر در زمان و کاهش خطاهای انسانی بود. روش کار این دستگاه‌ها بسیار ساده است: کارکنان کارت خود را به دستگاه نزدیک می‌کنند یا می‌کشند، و یک کد شناسایی منحصر به فرد به سیستم حضور و غیاب ارسال می‌شود تا زمان دقیق ورود یا خروج ثبت شود.

همزمان با پیشرفت تکنولوژی، نرم‌افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز طراحی شدند و پردازش اطلاعات را بسیار سریع و آسان کردند. با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توان در کمتر از یک ساعت اطلاعات تمامی کارت‌ها را پردازش و گزارش‌های کامل حضور، غیاب، تأخیر و مرخصی‌ها را آماده کرد. این قابلیت، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، مدیریت منابع انسانی را ساده‌تر و دقیق‌تر کرده است.

دستگاه‌های کارتی هنوز هم در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط مورد استفاده قرار می‌گیرند، زیرا ترکیبی مناسب از سرعت، دقت و هزینه منطقی ارائه می‌کنند و نقطه شروع خوبی برای ورود به سیستم‌های مدیریت دیجیتال حضور و غیاب محسوب می‌شوند.

انواع کارت در دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی:

• کارت‌های تماسی: جهت ثبت حضور و غیاب در دستگاه، باید این کارت ها به دستگاه تماس برقرار کنند. وجود بارکد در این کارت‌ها باعث می‌شود پس از گذر از اسلات تعبیه شده در دستگاه، با آن ارتباط برقرار کنند.
• کارت‌های بدون تماس: این کارت‌ها در مجاورت دستگاه قرار گرفته و اتصال فیزیکی بین آن‌ها صورت نمی‌گیرد. ارسال اطلاعات در این کارت‌ها با استفاده از امواج رادیویی صورت می‌گیرد.

دستگاه حضور وغیاب بیومتریک:

منظور از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، دستگاه‌هایی است که تشخیص هویت کارکنان بر اساس ویژگی‌های منحصربه‌فرد بدن انجام می‌دهند. این ویژگی‌ها می‌تواند شامل اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم، کف دست و حتی صدا و گفتار فرد باشد. استفاده از این فناوری باعث می‌شود ثبت تردد به‌صورت دقیق و ایمن انجام شود و امکان سوءاستفاده از کارت یا رمز عبور به حداقل برسد.

پرکاربردترین دستگاه‌های بیومتریک، شامل تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکن عنبیه چشم هستند. دستگاه اثر انگشت به دلیل سرعت و دقت مناسب، در دفاتر اداری و شرکت‌های خدماتی رایج است. دستگاه تشخیص چهره برای محیط‌های پرتردد و بدون تماس گزینه‌ای ایده‌آل به شمار می‌آید و دستگاه اسکن عنبیه معمولاً در سازمان‌ها یا مراکز با نیاز امنیتی بسیار بالا استفاده می‌شود.

مزیت اصلی این دستگاه‌ها، دقت بالا، کاهش تقلب و حذف نیاز به کارت یا رمز عبور است. مدیران می‌توانند به‌سرعت گزارش‌های دقیق حضور و غیاب، تأخیر، مرخصی و اضافه‌کاری کارکنان را استخراج کنند. به همین دلیل، سیستم‌های بیومتریک تبدیل به یکی از کارآمدترین و مطمئن‌ترین روش‌های ثبت تردد در سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ شده‌اند.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص اثر انگشت

در این مدل از دستگاه‌های حضور و غیاب، ابتدا اثر انگشت فرد تعریف می‌شود و چند نمونه از آن گرفته می‌شود تا دستگاه بتواند اطلاعات دقیق و قابل اطمینانی برای شناسایی داشته باشد. پس از ثبت اثر انگشت، شناسایی و ثبت ورود و خروج کارکنان تنها با اسکن انگشت انجام می‌شود و زمان حضور و غیاب به‌صورت خودکار در سیستم ذخیره می‌گردد.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی این است که در صورت عدم شناسایی اثر انگشت، امکان استفاده از کارت یا رمز عبور نیز وجود دارد، بنابراین مشکلی در ثبت تردد ایجاد نمی‌شود. این دستگاه‌ها علاوه بر دقت بالا، سرعت مناسبی دارند و نیاز به نگهداری و مدیریت کارت‌های فیزیکی را کاهش می‌دهند. به همین دلیل، سیستم‌های اثر انگشت گزینه‌ای محبوب برای دفاتر اداری، شرکت‌های خدماتی و سازمان‌های متوسط هستند و ترکیبی از امنیت، راحتی و دقت را ارائه می‌کنند.

دستگاه حضور و غیاب چند منظوره یا ترکیبی

این نوع دستگاه‌ها نسل پیشرفته‌ای از سیستم‌های ثبت تردد هستند که چند روش شناسایی هویت را همزمان به کار می‌گیرند. برای مثال، برخی دستگاه‌ها اثر انگشت و کارت، یا تشخیص چهره و اثر انگشت را با هم ترکیب می‌کنند تا دقت و امنیت ثبت تردد افزایش یابد. در این دسته، مدل‌های مختلفی نیز وجود دارند که هر یک امکانات خاص خود را ارائه می‌کنند، مانند دستگاه تشخیص چهره Mface 302، دستگاه Uface 202 و مدل‌های PW 1851L، PW 1851 و PW 1851 F که همگی قابلیت چندمنظوره و ترکیبی دارند.

یکی از مزیت‌های اصلی این سیستم‌ها، امکان استفاده از روش جایگزین در صورت عدم شناسایی یکی از روش‌ها است. به این ترتیب، اگر اثر انگشت به دلیل آسیب دست یا مشکل سنسور شناسایی نشود، سیستم می‌تواند از کارت یا تشخیص چهره برای ثبت تردد استفاده کند. این قابلیت باعث کاهش خطا و جلوگیری از تقلب می‌شود.

دستگاه‌های ترکیبی علاوه بر دقت بالا، انعطاف‌پذیری مدیریتی نیز دارند. مدیران می‌توانند برای بخش‌های مختلف سازمان سطح دسترسی و روش شناسایی متفاوتی تعریف کنند. این سیستم‌ها به ویژه برای سازمان‌های متوسط و بزرگ، ادارات پرتردد، بانک‌ها و شرکت‌هایی که همزمان به امنیت، دقت و راحتی کارکنان اهمیت می‌دهند، بسیار مناسب هستند و امکان گزارش‌گیری سریع، دقیق و قابل اعتماد را فراهم می‌کنند.