آیا از میزان تاثیرگذاری نقش دستگاه حضور و غیاب در حقوق اطلاع دارید؟ میزان حقوق و مزایای هر فرد براساس تعداد ساعات کار کردن او سنجیده می‌شود. هرگونه تاخیر در ساعت شروع به کار یا خروج از شرکت زودتر از موعد مقرر، در کاهش میزان حقوق تاثیر خواهد داشت. اهمیت دادن به زمان‌بندی در محیط کار، نظم بیشتری به آن بخشیده و باعث افزایش راندمان کاری می‌شود. علاوه بر این، کارمندانی که منظم و سروقت سرکار می‌آیند، انگیزه بیشتری گرفته و براساس میزان زمانی که برای کار می‌گذارند، پاداش دریافت می‌کنند.
بسیاری از کارفرمایان و صاحبان کسب و کارها دغدغه رسیدگی به این موضوع را دارند. آنها می‌خواهند از هرگونه کم‌کاری در سازمان خود جلوگیری کرده و نظم را در مجموعه برقرار کنند. اولین راه‌حلی که به ذهن آنها می‌رسد، ثبت ورود و خروج‌ها به صورت دستی است. با این شیوه، آنها در پایان هر ماه با سیاهه عظیمی از ورود و خروج‌های کارمندان مواجه هستند؛ فهرستی که حتی اگر بدون خط خوردگی و تمیز نوشته‌شده‌باشد، باز هم زمان زیادی را برای محاسبه حقوق و کسر کارها از شما خواهد گرفت؛ به ویژه اگر مجموعه‌ای بزرگ با تعداد زیادی کارمند داشته‌باشید.
اینجاست که مفهوم اتوماسیون رخ‌نمایی کرده و قدرت خود را نشان می‌دهد. اتوماسیون‌ها اساسا با هدف خودکار کردن فرآیندهای تکراری خلق شده‌اند. دستگاه حضور غیاب به عنوان اتوماسیونی کارآمد برای کارفرمایان، اهمیت خود را هنگام محاسبه حقوق و دستمزد نمایان می‌کند. نرم‌افزار حضور غیاب با ثبت ورود و خروج‌های کاربران و اعمال کسر کارها، در وقت و زمان شما صرفه‌جویی خواهد کرد.
فهرست مطالب
چرا باید دستگاه حضور و غیاب بخرم؟
اولین و مهم‌ترین دلیلی که باعث می‌شود به فکر خرید دستگاه حضور و غیاب بیفتیم، میزان سرعتی است که به کار شما می‌بخشد. نقش دستگاه حضور و غیاب در حقوق به نفع کارفرما خواهد بود چون مجبور نیست نیرویی را برای نظارت بر ترددها و محاسبه حقوق و دستمزد استخدام کند. با کمک دستگاه حضور و غیاب این کار در سریع‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود.
هر چقدر هم که حضور و غیاب‌ها با دقت ثبت شوند، باز هم احتمال خطای انسانی در ثبت دستی وجود دارد. دستگاه حضور و غیاب این احتمال را به صفر می‌رساند. این دستگاه با گردآوری اطلاعات حاصل از ساعات حضور کارمندان، دستمزد آنها را بدون کوچک‌ترین احتمال خطایی حساب می‌کند.
یکی از مهم‌ترین رهاوردهای این دستگاه برای کارفرما، جلوگیری از تقلب و دستکاری غیرمجاز رفت و آمدهاست. متاسفانه برخی از کارمندان اصول اخلاقی را زیرپا گذاشته و ساعات کاری خود را به صورت دروغین ثبت می‌کنند. این موضوع باعث احجاف در حق کارمندانی است که اهمیت بالایی برای زمان‌بندی قائل هستند. دستگاه حضور و غیاب از بروز چنین بی‌عدالتی‌هایی جلوگیری کرده و طبق شرایط برابر، حضور و غیاب هر کارمند را ثبت می‌کند. به این ترتیب، دستمزد کارکنان براساس تعداد ساعات واقعی کار کردن آنها محاسبه خواهد شد.
سپردن کارها به دستگاه حضور و غیاب، موجب برقراری نظم در محیط کاری شده و از کارشکنی جلوگیری می‌کند. این دستگاه دقت بالایی در ثبت دقیق زمان‌های تردد دارد و کارکنان بی‌انضباط را ملزم به حضور در محل کار در زمان مقرر می‌کند. این موضوع سهم بسزایی در نظم بخشیدن به روال کاری خواهد داشت.
استفاده از دستگاه حضور و غیاب در شرکت باعث مدیریت دقیق ورود و خروج شده و پس از ارائه گزارش‌های دقیق از تردد پرسنل، با در نظر گرفتن تاخیرها، اضافه‌کاری‌ها و غیبت‌ها و مرخصی‌هایشان، میزان حقوق آنها را محاسبه می‌کند. این ثبت دقیق موجب مدیریت بهینه منابع انسانی شده و انگیزه آنها را بیشتر می‌کند.
محاسبه سریع و به موقع دستمزد کارمندان، یکی از اصلی‌ترین دلائلی است که کارفرمایان را ترغیب به خرید دستگاه حضور و غیاب می‌کند. محاسبه و پرداخت به موقع حقوق کارمندان موجب افزایش رضایت آنها و در نتیجه بهتر شدن شرایط محیط کاری می‌شود. این سیستم هوشمند داده‌های مربوط به تردد کاربران را در قالب گزارش‌هایی جامع به کارفرما ارائه داده و میزان دقیق حقوق را بر همین اساس محاسبه می‌کند.
حضور و غیاب چگونه ثبت می‌شود؟
دستگاه‌های حضور و غیاب از روش‌های متعددی برای ثبت ورود و خروج کارمندان استفاده می‌کنند. این ثبت اطلاعات می‌تواند به وسیله کارت‌های فیزیکی، اثر انگشت، تشخیص چهره یا رمز عبور انجام شود. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خود را دارند. به عنوان مثال امکان تقلب در روش کارت فیزیکی وجود دارد یا در روش اثر انگشت، برخی اثر انگشت‌ها به سختی شناسایی می‌شوند. به طور کلی روش تشخیص چهره مطمئن‌ترین و امن‌ترین شیوه استفاده شده در دستگاه حضور و غیاب است. چون با توجه به منحصر به فرد بودن چهره هر فرد، امکان دور زدن آن وجود ندارد. البته راحتی کاربران نیز موضوع مهمی است که باید موردتوجه قرار بگیرد. باید دید کاربران با کدام روش راحت‌تر بود و استفاده از کدام روش احراز هویت را برای خود ترجیح می‌دهند.
آیا سیستم حضور و غیاب برای کارمندان دورکار هم کارآیی دارد؟
با توجه به اینکه امروزه بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند به صورت دورکاری فعالیت کنند، آیا راهی برای نظارت بر عملکرد آنها وجود دارد؟ قطعا بله. شاید برایتان جالب باشد که برای این منظور می‌توانید از دستگاه‌های حضور و غیاب کمک بگیرید! برخی دستگاه‌های حضور و غیاب به همراه یک اپلیکیشن موبایل عرضه می‌شوند. این اپلیکیشن‌ها ساعت‌های شروع به کار و پایان کار پرسنل دورکار را ثبت می‌کنند. علاوه بر اینها، با وجود امکان ثبت درخواست‌هایی مانند درخواست مرخصی کارکنان، مانند پلی ارتباطی بین کارمند و کارفرما عمل می‌کنند و برقراری ارتباط بین آنها را تسهیل می‌بخشند. بنابراین اگر در شرکت خود، با برخی از کارکنان به صورت دورکاری همکاری می‌کنید، پیشنهاد ما خرید دستگاه حضور و غیابی است که مجهز به اپلیکیشن موبایل باشد.
نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب
با توجه به برندهای متعددی که این محصول را تولید و عرضه می‌کنند، انتخاب دستگاه مناسب چندان آسان نخواهد بود. هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، ابعاد سازمان و تعداد کارکنان آن را مدنظر قرار دهید. خرید دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با بودجه شما صورت بگیرد. علاوه بر هزینه خرید دستگاه، باید هزینه نصب و دریافت خدمات پس از فروش آن را نیز مدنظر قرار دهید. با توجه به سیستم حقوق‌دهی شرکت خود، قبل از خرید حتما مواردی که براساس آنها حقوق را محاسبه می‌کنید در ذهن خود داشته‌باشید. این موارد می‌توانند شامل اضافه‌کاری، تاخیر، مرخصی و ماموریت شوند. بعد از پرداختن به این ویژگی، نوبت به بررسی سرعت دستگاه می‌رسد. دستگاه حضور و غیاب باید بتواند با سرعت قابل قبولی پرسنل را شناسایی کرده و تردد آنها را ثبت نماید. علاوه بر اینها، باید از محیط کاربری ساده‌ای برخوردار باشد تا همه کاربران به آسانی با آن ارتباط برقرار کنند.
برخی دستگاه‌های حضور و غیاب امکانات بیشتری از قبیل اپلیکیشن موبایل، درج توضیح برای مرخصی و داشبورد مدیریتی پیشرفته را ارائه می‌کنند. برخی دیگر مجهز به سیستم هشدار و اعلان هستند و هنگامی که کارمندی تردد خود را ثبت نکند، برای او هشداری را ثبت می‌کنند. این هشدارها به کاربر می‌کنند تا قبل از موعد محاسبه حقوق، اقدام‌های تصحیحی موردنیاز را انجام داده و ورود و خروج خود را اصلاح کنند. وجود این امکانات الزامی ضروری نیست اما قطعا کمک‌های شایانی به کارفرما در جهت مدیریت بهتر سامانه خواهد کرد.
اگر شما هم قصد خرید این وسیله کارآمد را دارید و بین انبوهی از دستگاه‌های حضور و غیاب با امکانات و ویژگی‌های مختلف گیر کرده‌اید و نمی‌دانید کدام یک برای سازمان شما مناسب است، پیشنهاد می‌کنیم با کارشناسان فروش شرکت تکنوکلاینت از طریق شماره 05191015058 داخلی 140 تماس حاصل نمایید.
